Een goed begin is het halve werk. Maar hoe begin je goed met communicatie in de complexe onvoorspelbare omgeving van een programma? Starten met communicatie in een programma begint altijd met het analyseren van de veranderopgave.
Waar moet ik beginnen?
"Waar moet ik beginnen?" is de meest gestelde vraag door communicatieadviseurs in sparringsessies over programmacommunicatie. Meestal word je als communicatieadviseur pas bij een programma betrokken als het programma al is gestart en er iets gecommuniceerd moet gaan worden. Je springt op een rijdende trein en het programmateam kijkt naar jou voor communicatiemiddelen en content. En het liefst alles tegelijk.
Analyseer de veranderopgave
Het maakt niet uit in welke fase je in een programma stapt. Begin altijd met het analyseren van het doel van het programma. Dat is vrijwel altijd een veranderopgave. Deze veranderopgave is de kern van het programma. Om de veranderopgave van het programma goed te begrijpen, moet je 3 vragen kunnen beantwoorden:
- Waarom is deze verandering nodig of gewenst?
- Wat voor soort verandering beoogt het programma?
- Wie moet er veranderen?
Met de antwoorden op deze vragen kun je starten met de communicatiestrategie én kun je beoordelen welke communicatieacties prioriteit hebben en je dus direct mee aan de slag moet.
Hier lees je hoe je de veranderopgave analyseert zodat je een goede start maakt met de communicatie voor je programma.
Start met de communicatieacties met de hoogste prioriteit
Regel eerst de communicatieacties die prioriteit hebben. Natuurlijk start je liefst met de communicatiestrategie. Maar het programma loopt al en er moet gecommuniceerd worden. Om stakeholders te informeren, draagvlak te behouden of samen te werken. In feite om te zorgen dat het programma kan blijven doorlopen.
Start ook met een communicatiestrategie
Zoals bij elk communicatievraagstuk start je in een programma met de communicatiestrategie.
Whitepaper
In de whitepaper Van programmaplan naar communicatie in 3 stappen lees je hoe je een programmaplan vertaalt naar een communicatiestrategie en aanpak.
Toolkits en templates
Handig daarbij is de toolkit communicatiestrategie. Deze helpt je om op basis van het programmaplan een communicatiestrategie te ontwikkelen. Gebruik hiervoor het Communicatiecanvas voor programma’s. Dit is een manier van denken die aansluit op de meest gangbare methodes van programmamanagement en de meest actuele inzichten in het communicatievak.
Bij templates voor programmacommunicatie vind je een template voor een communicatiestrategie.
De toolkit stakeholderanalyse en netwerkanalyse helpt je om inzicht te krijgen in hoe je met verschillende stakeholdergroepen moet omgaan.
Lees meer over dit onderwerp
Breng de basis op orde
Als je een communicatiestrategie hebt en de belangrijkste communicatie loopt, ga je de basis op orde brengen. De basis bestaat uit de randvoorwaarden voor goede communicatie. Dat zijn:
- middelen in de vorm van geld en mensen,
- bronbestanden voor communicatie zoals de branding, huisstijl en kernboodschap,
- set van communicatiemiddelen zoals een programmawebsite, e-magazine, animaties, roadmap en een LinkedIn-pagina.
Toolkits en templates
De toolkit kernboodschap helpt je het verhaal van het programma, de belangen en issues scherp te krijgen.
Met de toolkit pers en media maak je een set van informatie over het programma. Een soort CV met daarin de belangrijkste kenmerken van het programma en handige bestanden zoals logo's en beeldmateriaal.
Bij templates briefings vind je templates voor briefings voor designers, contentmakers en developers.
Organiseer je communicatie
Als je de basis op orde hebt, kun je de communicatie meer planmatig gaan aanpakken.
Toolkits en templates
Met de toolkit contentplanning in Trello krijg je grip op strategische contentplanning in je communicatieteam of programmateam.
Ook handig:
- Templates voor een communicatieplan en actieplan
- Templates voor een contentstrategie en aanpak
- Templates voor briefings
Lees meer over dit onderwerp
- De 4 dimensies van programmacommunicatie
- Programmacommunicatie op strategisch, tactisch en operationeel niveau
Communicatie optimaliseren
Als je de programmacommunicatie hebt georganiseerd en je planmatig kan werken, is het tijd om je communicatie te optimaliseren. Optimaliseren gaat niet zonder een stevigere positie voor jou als communicatieadviseur binnen het programma. Het is daarbij belangrijk om de dynamiek van het programma en programmacommunicatie goed te begrijpen. "Je moet het speelveld kennen om een juiste positie te kunnen pakken."
Hier meer over dit onderwerp
Toolkits en templates
Je kan bijvoorbeeld meer uit je content halen door een contentstrategie te maken. Gebruik hiervoor de toolkit contentstrategie.
De toolkit communicatiebeleid voor programmamedewerkers, helpt je om je collega's zonder communicatieachtergrond communicatiever te maken.