Een community is een praktijkgerichte groep van mensen die allerlei vraagstukken en opgaven met elkaar uitwisselen om ervan te leren.
Kennismanagement
Een community vervult een belangrijke functie bij het borgen en uitwisselen van kennis binnen én buiten een programma. De community voorziet continu in de behoefte te leren en op onderzoek uit te gaan. Bovendien helpt het bij relaties opbouwen.
Praktijk en theorie kunnen niet zonder elkaar. Zeker bij programma’s, waarin onderweg de route naar het gewenste eindresultaat wordt bepaald, is de uitwisseling van kennis én praktijkervaring onmisbaar.
Veel van de kennis in een programma is niet direct beschikbaar, omdat het als onbewuste kennis (tacit knowledge) in de hoofden van de medewerkers zit. Doordat deelnemers van communities of practice gemotiveerd worden hun ervaringen expliciet te maken, wordt deze kennis wel beschikbaar. In (online) discussies, verhalen en wiki’s is terug te lezen hoe men het werk doet.
Stakeholdermanagement
Een community is een informele groep. Deelname is niet voorbehouden aan mensen met een bepaalde functietitel of competenties. In een community rond een programma ontmoeten medewerkers van het programma en de stakeholders die te maken krijgen met de resultaten van het programma elkaar. Daarmee heeft een community in een programma een belangrijke functie binnen stakeholdermanagement of omgevingsmanagement.
Check de haalbaarheid
Er zijn voor de toepassing in programma’s over het algemeen weinig argumenten te vinden tegen het opzetten van een community. Niemand is tegen het bestaan van een online platform waar je praktische informatie kan vinden van mensen die met dezelfde dingen bezig zijn als jij. En waarschijnlijk tegen dezelfde problemen zijn aangelopen en de oplossing hebben gevonden. Echter, wie neemt de moeite die informatie te delen?
Voor alle platforms die bestaan dankzij de bijdragen van gebruikers geldt de 90-9-1 regel:
- 90% van de deelnemers komt informatie halen,
- 9% houdt zich bezig met moderaten,
- 1% deelt informatie.
Communities waarin een groter aandeel van de groep informatie deelt, zijn uniek. Ze bestaan, maar bij hoge uitzondering.
Strategie en aanpak
Alle communicatie begint met een goede strategie en aanpak. Ook de opzet van een community.
- Wat is het doel van je community?
Bepaal wat je wil je bereiken met je community. Wat maakt een community nuttig voor stakeholders en wat maakt een community nuttig voor het programma? - Wie is je doelgroep?
Bij programma’s zijn vaak meerdere stakeholdergroepen betrokken. Bepaal van te voren op welke stakeholdergroep de community zich richt. - Wat wil je bereiken, hoe pak je dat aan en hoe ga je dat meten?
Bijvoorbeeld met hoeveel deelnemers je wilt groeien binnen een bepaalde periode. Digitaal strategen gebruiken persona’s en customer journeys om het pad richting doel uit te stippelen. - Contentstrategie
Zorg voor een gedeeld beeld over welke informatie past binnen de community en hoe je ervoor zorgt dat deze bijdraagt aan je beoogde doel. Bepaal daarnaast welke content je zelf gaat leveren. Bijvoorbeeld blogs, analyses of periodieke stellingen om discussies aan te jagen. - Borg het gebruik van de community in je programma
Maak afspraken over rollen, taken en de inhoud.
Borgen van de community
Om de community te borgen, moet het programma de volgende zaken faciliteren:
- Documentatie en richtlijnen voor de community.
- De community verbinden aan de doelstellingen van het programma en stakeholdermanagement.
- Tooling beschikbaar stellen. Bijvoorbeeld forumsoftware of een sociaal intranet met discussiemogelijkheden.
- Community manager opleiden en aanstellen.
- Medewerkers de gelegenheid geven deel te nemen aan de community.