Een intranet is een interne website, een platform, waar alleen leden van het programma toegang toe hebben. Het bevat informatie die alleen voor programmamedewerkers bestemd is.
Programma’s die intern gericht zijn kunnen goed gebruik maken van het bestaande intranet. Maar zodra er meerdere organisatie betrokken zijn, is dat vaak geen optie. De andere organisaties kunnen (en mogen) er meestal geen toegang tot het intranet krijgen. Voor dergelijke programma’s is het zinvol om tijdelijk een eigen intranet op te zetten. Bij voorkeur een sociaal intranet. Een sociaal intranet is dynamisch en volledig gericht op interactie tussen gebruikers. De informatiebehoeften van de gebruiker staan centraal want ze bepalen zelf welke informatie voor hen nuttig is. Het sociale intranet kan ook een digitale werkplek zijn die programmamedewerkers ondersteunt in hun dagelijkse werkzaamheden. Het stimuleert kennisdeling en samenwerking waardoor gebruikers meer dan ooit zelfstandig en georganiseerd kunnen werken.
Social intranet
Een goed intranet zorgt ervoor dat programmamedewerkers gemakkelijk met elkaar kunnen communiceren, bestanden kunnen delen en in groepen kunnen samenwerken. Een sociaal intranet heeft ook de typische social media-functies zoals een profiel van elke medewerker (het smoelenboek), blog, discussieforum of chatfunctie.
Kennis delen
Binnen programma’s wordt heel veel kennis en informatie uitgewisseld. Via formele lijnen, maar nog meer via informele lijnen. E-mail is daarvoor het meest gebruikt. Het is daarom niet gek dat de hoeveelheid ongevraagd doorgestuurde mails en cc’s een grote ergernis is bij veel programmamedewerkers. Een sociaal intranet helpt deze ‘zendingsdrang’ in te dammen. Het geeft programmamedewerkers een betere manier om kennis te delen. Namelijk op één plek, altijd actueel en altijd beschikbaar voor alle medewerkers.
Zorg dat de functies van je sociaal intranet aansluiten op de informatiebehoefte van je programmamedewerkers. Een logisch systeem van navigatie en archivering en iemand die dit bewaakt is daarbij onmisbaar. Maak publicatie op het intranet onderdeel van je ‘definition of done’ binnen je programma.
Als het niet op het intranet staat, bestaat het niet.
Documentmanagement
Altijd toegang tot de laatste versie van de belangrijkste bestanden van het programma en samenwerken aan nieuwe documenten. Dit gaat het beste als de bestanden ‘anytime, anywhere’ beschikbaar zijn. Een intranet kan uitgerust worden met deze functie.
Kenmerken van goed documentmanagement:
- online beschikbaar,
- versiebeheer,
- betrouwbaar en herkenbaar systeem voor opslag en vindbaarheid.
Samenwerken en netwerken
Binnen programma’s is er veel informeel contact tussen programmamedewerkers. Rond thema's ontwikkelen zich vaak aparte netwerken van mensen die zich op verschillende terreinen bezig houden met dat thema. Rond dat thema wordt veel kennis en informatie uitgewisseld via informele lijnen. Kennis en informatie wordt daardoor vaak niet vastgelegd in programmadocumentatie en is niet voor iedereen bekend en beschikbaar.
Een sociaal intranet is bij uitstek geschikt om informeel samen te werken. Geef medewerkers de mogelijkheid om zelf themagroepen te vormen waar zij met elkaar in contact kunnen komen en kennis en informatie kunnen delen. De informatie is op deze manier altijd beschikbaar voor het hele programma. En programmamedewerkers zijn vindbaar op basis van hun expertise in plaats van op basis van hun plek in de organisatie. De informele kant van een sociaal intranet lijkt wat dat betreft erg op een community.
Strategie en aanpak
Alle communicatie begint met een goede strategie en aanpak. Ook de opzet van een intranet of een community.
- Wat is het doel van je intranet?
Bepaal wat je wil je bereiken met je intranet, wat is de meerwaarde? - Wie is je doelgroep?
Bij programma’s zijn vaak meerdere organisaties betrokken. Bepaal van te voren voor wie het intranet is bedoeld. - Wat wil je bereiken, hoe pak je dat aan en hoe ga je dat meten?
Bijvoorbeeld welke informatie iedereen moet kunnen vinden. Of hoe snel moet nieuws de medewerkers bereiken. Digitaal strategen gebruiken persona’s en customer journeys om het pad richting doel uit te stippelen. - Contentstrategie
Zorg voor een gedeeld beeld over welke informatie past binnen de scope van het intranet en hoe je ervoor zorgt dat deze bijdraagt aan je beoogde doel. Bepaal daarnaast welke content je zelf gaat leveren. Bijvoorbeeld blogs, analyses of periodieke stellingen om discussies aan te jagen. - Borg het gebruik van een intranet in je programma
Maak afspraken over rollen, taken en inhoud.
Borgen van het intranet
Om het intranet en documentmanagement te borgen, moet het programma de volgende zaken faciliteren:
- Documentatie en richtlijnen voor het intranet.
- Het intranet verbinden aan de doelstellingen van het programma.
- Tooling beschikbaar stellen.
- Community manager opleiden en aanstellen.
- Medewerkers de gelegenheid geven deel te nemen aan de sociale mogelijkheden van het intranet.