“Van wie is dit kaartje?” hoor je elke week in vrijwel elk communicatieteam. Zij staan of zitten, samen in één ruimte op kantoor of thuis via een Teams-meeting, naar een Trellobord te turen. Een scherm met kolommen (lijsten) met namen als Socials, Dinsdag of To do met daarin blokjes met tekst, een datum (meestal rood want in het verleden) en een rondje met initialen, onder Trello-gebruikers bekend als het ‘kaartje’.
Elke meeting - vaak een stand up genaamd - bespreekt het communicatieteam de kaartjes. En elke meeting voeren een handjevol professionals vrijwel hetzelfde gesprek. Over de status van de kaartjes, wat er nog moet gebeuren, wie dat zou moeten doen (en hoe) en de belofte er achteraan te gaan. De hel op aarde voor mensen die efficiënt willen werken (zoals ik) en een paradijs voor mensen die oeverloos over hun eigen werk willen zwammen.
Het kost allemaal veel te veel tijd en brengt totaal geen focus. Wie kent niet de kaartjes zonder eigenaar of met 6 eigenaars? De kaartjes zonder datum of juist mét een datum die elke week wordt aangepast. Te veel lijsten (horizontaal scrollen) of juist te weinig (verticaal scrollen). In één woord trelleed.
Dat kan anders. Een paar tips om dit trelleed om te zetten in trellove:
Wat is het doel van deze meeting?
Trello wordt in communicatieteams voor twee dingen gebruikt en jammer genoeg vaak tegelijkertijd in één bord. Agile werken - wat communicatieteams tegenwoordig allemaal (zeggen te) doen - en de contentplanning kom ik vaak tegen in één overzicht. Twee doelen in één communicatiejasje, dat werkt niet. Dat zou elke communicatieprofessional moeten weten. Dus trek dat uit elkaar. Wil je een goede contentplanning? Maak dan een planning en geen actielijst. Wil je agile samenwerken? Maak een actielijst en geen planning.
Alleen maar w’s
Laten we het even bij de contentkalender houden. Om die goed te kunnen maken en bewaken, is de indeling van het bord cruciaal. Die indeling moet corresponderen met een paar simpele vragen: wat moet wanneer waar gepubliceerd worden? Die informatie leg je vast op het kaartje. Hoe je het gaat doen, laat je achterwege. Nobody cares. Je bent een professional, je regelt het.
Wees streng (en duidelijk)
Maak korte metten met collega’s die kaartjes toevoegen en deze vooruit blijven schuiven of laten verlopen. Niemand houdt van loze beloftes. Ook niet in een contentplanning. Gebruik de lijsten in je bord om dit te managen. Maak bijvoorbeeld een lijst ‘Verwacht’ met content die er aan komt. ‘Ingepland’ met alleen de content die klaar staat om gepubliceerd of gedeeld te worden. En ‘Verlopen’, de lijst of shame.
Bespreek met mateBespreek alleen kaartjes waarover afstemming nodig is en geef daarbij één persoon de regie. Bespreek wat je hebt ingepland en waarom. Bespreek wat er is veranderd of veranderd zou moeten worden aan de planning. En ga het niet hebben over - ik kan dit niet vaak genoeg zeggen - hoe je iets gaat doen. En loop al helemaal niet de hele lijst langs. Mensen kunnen zelf lezen. Wen eraan dat als je niet de hele tijd aan het woord bent tijdens een stand up, dit niet betekent dat je niet hard werkt.
Zelf trellove invoeren in jouw team? Check mijn Toolkit contentplanning in Trello in de kennisbank.