Zonder communicatie is er geen programma. Het is daarom belangrijk om als programmanager de communicatie te organiseren. Dit doe je door dit direct een onderdeel te maken van je programmaplan. Inventariseer wat je programma nodig heeft aan communicatie om succesvol te zijn.
Communicatie inventariseren
Een programma doorloopt altijd dezelfde 4 stadia. Gebruik deze stadia als kapstok om je communicatiebehoefte te inventariseren:
Oriëntatie
Dit is de fase waarin je deze inventarisatie maakt.
Opbouw
In deze fase maak je het programmaplan, organiseer je de randvoorwaarden en zet je de eerste stappen van de uitvoering in gang.
In deze fase heb je communicatie nodig om een communicatiestrategie te maken. De doelen en resultaten uit je programmaplan moeten worden vertaald naar een communicatievisie, strategie en aanpak. Hierbij is een analyse van je stakeholders en de omgeving van je programma onmisbaar.
De disciplines die je nodig hebt zijn:
- communicatiestrateeg voor de strategie,
- communicatiestrateeg voor stakeholderanalyse.
Tip: Laat je in de fase door communicatie helpen om je ambitie, doelen en resultaten goed te formuleren.
Uitvoering (lancering)
De start van een programma is een eerste kennismaking met de doelen en ambities van je programma. Draagvlak creëren bij je stakeholders is in deze fase je belangrijkste communicatiedoel. Het programma moet herkenbaar en aansprekend gepresenteerd worden. Daarvoor is een identiteit, kernboodschap en branding nodig.
De disciplines die je nodig hebt om de communicatie rond de landering te organiseren:
- communicatiestrateeg voor het bewaken en bijstellen van de strategie,
- communicatieadviseur voor de regie,
- designer voor visual identity en branding,
- communicatiespecialist(en) voor de uitvoering.
Uitvoering (realisatie van de programmadoelen)
Voor veel mensen die betrokken zijn, begint het programma in deze fase pas echt. Er wordt gewerkt aan de programmaresultaten, je bewaakt de voortgang, beheerst ongewenste effecten en stuurt waar nodig het programma bij.
Deze fase vraagt ook de meeste communicatiekracht. De communicatiestrategie wordt vertaald naar plannen en wordt uitgevoerd. Communicatie draagt ook actief bij aan tussentijdse programmaresultaten. Bijvoorbeeld door beeld en teksten te verzorgen van een product of meer strategisch door problemen en kansen te identificeren en analyseren. Daarnaast is in complexe ook interne communicatie nodig.
De disciplines die je nodig hebt om de communicatie rond de uitvoering te organiseren:
- communicatiestrateeg voor het bewaken en bijstellen van de strategie,
- communicatieadviseur voor de regie,
- communicatiespecialist(en) voor de uitvoering.
Welke specialisten je nodig hebt voor de uitvoering, hangt af van waar je stakeholders zich bevinden. Dat bepaalt namelijk voor een groot deel de kanalen die je gaat inzetten. Kanalen kunnen zijn: een programmawebsite, social media, evenementen, webinars maar ook een keukentafelgesprek. Het kan ook zo zijn dat je programma nog veel dichter op stakeholders moet gaan zitten om succesvol te zijn en je participatie of omgevingsmanagement nodig hebt.
Je kunt de inventarisatie dan aanvullen met bijvoorbeeld:
- omgevingsmanager,
- online adviseur voor je online kanalen,
- social media manager voor interactie met stakeholders (webcare),
- contentspecialist voor strategische content,
- communicatieadviseur voor participatie,
- designer en DTP’er voor ontwerp en opmaak van communicatiemiddelen,
- videospecialist voor informatieve of inspirerende video’s.
Afbouw
In de laatste fase van je programma ga je de resultaten verankeren. In de praktijk gaat deze fase vaak vooral over loslaten van de oude situatie en te gaan werken in de nieuwe situatie. Communicatie is er om de nieuwe situatie te bevestigen én is het vangnet voor stakeholders bij wie de verankering nog niet helemaal klaar blijkt te zijn.
De disciplines die je nodig hebt om de communicatie rond de afbouw te organiseren:
- communicatiestrateeg voor het bewaken en bijstellen van de strategie,
- communicatieadviseur voor de regie,
- communicatiespecialist(en) voor de uitvoering.
Communicatiebudget en FTE inschatten
Budget
Het budget dat moet worden vrijgemaakt moet in verhouding zijn met de beoogde programmaresultaten. Hoe meer er wordt ontwikkeld, hoe meer er gecommuniceerd moet worden. En met het aantal disciplines dat je verwacht nodig te hebben. Zonder budget kan een communicatiespecialist haar of zijn werk niet uitvoeren.
Als er door een opdrachtgever toch gevraagd wordt om een overzicht van de communicatiemiddelen. Omdat dat nou eenmaal tastbaar is. Dan kun je dat prima doen aan de hand van de inventarisatie je hebt gemaakt
FTE
Gebruik de kennis en ervaring van de communicatiestrateeg, -adviseur of een communicatiemanager in de lijnorganisatie om in de opbouwfase een inschatting te maken van het aantal FTE.
Communicatie organiseren
Er zijn in grote lijnen 2 manieren om communicatie als functie een plek te geven in je programma.
Samenwerken met de lijnorganisatie
Je kan samenwerken met de communicatieafdeling in de lijnorganisatie. Dan ben je een interne klant die communicatie bestelt en opgeleverd krijgt. Het nadeel hiervan is dat je bent aangewezen op de structuur en werkwijze van de afdeling. In het slechtste geval heb daardoor meerdere contactpersonen voor de verschillende disciplines en bepaalt de communicatieafdeling het tempo van dit cruciale onderdeel van je programma. Het voordeel is dat je te maken hebt met collega’s. Zij kennen de organisatie, het werkveld en omgeving waarin je opereert.
Communicatie in het programmateam
Of je hebt een dedicated communicatieadviseur of communicatieteam in je programmateam. Dan heb je volledig grip op de activiteiten en prioriteiten van communicatie. Zet in ieder geval een communicatiestrateeg in je kernteam.